Saiba já como fazer controle de contrato de manutenção eficiente

Um controle bem elaborado de contrato de manutenção é uma das formas mais efetivas para garantir o gerenciamento dos serviços prestados. Esse documento é a base para o alinhamento de expectativas com o cliente e, caso não seja bem gerenciado, pode resultar numa despadronização de atendimentos e complicações jurídicas para a empresa.

Por isso, é importante que toda empresa que presta serviço de manutenção tenha bem definido que tipo de contrato de manutenção usa, onde os contratos estão armazenados, quem é responsável por alterações contratuais, entre outros aspectos.

Aprenda o que são e como funcionam os contratos de manutenção, como fazer um controle efetivo e boas práticas para esse gerenciamento.

O que é contrato de manutenção?

O contrato de manutenção, assim como outros tipos de contrato, é um documento com exigências de duas partes: o contratante e o contratado. A diferença entre outros documentos é que tem como objetivo garantir ao cliente um atendimento personalizado, geralmente com visitas regulares, para manutenção de determinados equipamentos.

Na prática, o contrato de manutenção define o tipo de serviço prestado, prazo, valores e obrigações de ambas as partes. Além disso, existem dois tipos principais: contrato por período ou por demandas específicas.

O contrato por período geralmente é feito por uma solicitação preventiva do cliente, enquanto o contrato por demandas específicas é feito quando manutenções corretivas são necessárias, mas não foram planejadas.

Como fazer um controle eficiente de contratos de manutenção?

Uma gestão de contratos eficiente é extremamente benéfica para qualquer empresa. Toda organização precisa dessa prática para ter uma maior proteção legal e auxiliar na gestão das informações empresariais.

Além disso, um controle eficiente de contratos é ainda mais importante quando se trata de contratos de manutenção, que podem ter variáveis mais flexíveis e devem ser constantemente consultados durante a prestação do serviço.

Organize corretamente

Em primeiro lugar, é necessário criar um modelo de organização para os contratos. Como será feita a nomenclatura dos documentos, de forma a facilitar a identificação do contrato desejado? Onde os contratos serão armazenados e em quais níveis de organização (pastas)?

Criar um padrão para armazenamento de contratos de manutenção vai facilitar a gestão do conhecimento desses documentos a longo prazo. Assim, evita que diferentes pessoas guardem as mesmas informações de formas variadas.

Nesse processo, utilizar softwares pode ser de enorme ajuda. Esses recursos automatizam algumas atividades e armazenam as informações de forma organizada.

Faça um acompanhamento preciso

Como qualquer tipo de contrato, o contrato de manutenção precisa ser constantemente revisado e conferido. Isso garante que os documentos sejam feitos de acordo com as políticas e interesses da empresa.

A frequência e detalhamento do acompanhamento pode variar de acordo com o tamanho da organização e a quantidade de contratos feitos por mês. No entanto, é interessante que exista uma periodicidade para revisar os contratos feitos e também repensar os termos gerais dos documentos, sempre contando com um auxílio jurídico para isso.

Monte relatórios

Montar relatórios é uma prática muito importante a ser adotada para tomada de decisões, ainda mais quando envolvem a estratégia da empresa.

Utilizando uma ferramenta de gestão, é possível montar relatórios que mostrem a situação de todos os contratos (ativos, pausados, finalizados etc.), entender o impacto de cada contrato na saúde financeira da empresa e, dessa forma, ter o conhecimento necessário para realizar mudanças no negócio.

O controle de contrato de manutenção é um processo essencial para empresas que conseguem seu resultado financeiro através da manutenção de equipamentos de seus clientes, seja de maneira pontual ou planejada. A melhor forma de fazer um controle eficiente é contar com a ajuda da tecnologia através de softwares de gestão, que permitem maior produtividade e geram mais dados para a tomada de decisão.

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