30/03/22 | Gestão de Empresas | Nenhum comentário
A locação de equipamentos é uma alternativa estratégica à qual recorrem empresas dos mais variados setores. Naturalmente, essa situação criou um nicho de mercado importante, no qual atuam empreendedores de vários portes, que disponibilizam equipamentos para locar.
Contudo, esse ótimo negócio, além de representar uma solução para os locatários, também significa um trabalho considerável para as locadoras, que se veem às voltas com uma série de tarefas de controle. Daí a importância de obter um software de locação.
Neste post, vamos apresentar o software de locação como um recurso capaz de otimizar todos os procedimentos. Continue a leitura, confira 9 motivos para investir nele e descubra quais recursos existem apenas nos melhores programas!
Ao investir em um software especializado para sua empresa de locação, a implementação permite que você faça o acompanhamento de etapas relacionadas ao processo locatário de maquinário e equipamentos.
Esse tipo de software apresenta inúmeras funcionalidades, de maneira a possibilitar a otimização e a simplificação de tarefas que fazem parte da rotina da empresa. Além disso, conta com um banco de dados que permite o cadastro de dados de clientes e fornecedores, como CNPJ, contratos, prazos para o pagamento e valores a serem pagos.
Um software de locação completo ainda deve contar com ferramenta que gerencie e rastreie todos os equipamentos da empresa, incluindo trocas e devoluções. Também é importante que permita o controle da manutenção dos equipamentos, com campos reservados para o cadastro de datas para a realização e o monitoramento da manutenção corretiva, por exemplo.
Abaixo, listamos os principais motivos pelos quais sua empresa deve adquirir um software de locação. Acompanhe!
O bom software de locação é um sistema de gerenciamento completo, voltado para empresas de variados portes que alugam equipamentos de qualquer natureza, a fim de atender todas as necessidades de gestão do setor.
Nesse sistema, é possível controlar qualquer das etapas de uma locação, desde o cadastro dos clientes e a elaboração de propostas, até a entrega e a devolução de equipamentos e o recebimento dos aluguéis, entre várias outras funções.
Com todas as funcionalidades que apresenta, o software garante maior precisão nos processos, evitando retrabalhos e permitindo que todo o gerenciamento seja feito de acordo com a dinâmica do negócio. Portanto, considerando todos os benefícios que oferece, o custo de implantação do sistema torna-se extremamente vantajoso.
O bom desempenho de uma empresa de locação está diretamente conectado com sua capacidade de atender às demandas dos clientes. Nesse sentido, a empresa deve manter em estoque um volume suficiente de equipamentos para suprir as necessidades da clientela.
Com um bom software de locação, é possível avaliar de maneira imediata a quantidade e os tipos de equipamentos estocados. Assim, o gestor tem condições de dimensionar se a empresa é capaz de atender ao mercado ou se precisa investir em mais ativos.
Outro ponto importante na gestão de uma empresa de locação de equipamentos é o controle de cadastro de clientes. Em primeira instância, é preciso agilidade nos procedimentos cadastrais. Depois, no relacionamento com o cliente, é preciso conhecer detalhadamente o comportamento dele.
Esse é um procedimento indispensável para identificar os bons e os maus clientes, a fim de direcionar a cada um deles o atendimento mais adequado. O software de locação facilita todas as etapas, desde o cadastro inicial até o acompanhamento da forma como o cliente se comporta ao longo do tempo.
Os equipamentos da locadora precisam estar sempre em perfeita ordem, prontos para atenderem às solicitações dos clientes. O software de locação permite controlar detalhadamente as manutenções preventivas e as corretivas, o que é fundamental para garantir a qualidade das máquinas em estoque.
O grande número de equipamentos locados, os respectivos prazos de entrega e devolução, os vários prazos de vencimento dos contratos e das contas a receber, entre tantas outras informações e tarefas associadas à locação, exigem um controle preciso. Qualquer desvio pode ocasionar prejuízos, erros no cumprimento dos contratos e, em casos extremos, até a perda de ativos.
Fazer esse tipo de controle manualmente ou utilizando softwares improvisados ou mal dimensionados impossibilita a precisão dos procedimentos. Por outro lado, o uso de um bom software de locação permite que todas as funções sejam cumpridas com facilidade e eficiência.
Apesar da necessidade de investir ao adquirir um software de locação, os custos da sua empresa serão reduzidos como um todo. Isso porque os processos serão otimizados, o que significa agilidade na execução de tarefas e diminuição de retrabalhos por conta de erros humanos.
Com o controle total dos processos, as tarefas podem ser identificadas e delegadas de maneira mais eficaz, otimizando o trabalho da equipe. Dessa forma, cada colaborador pode desempenhar melhor o seu trabalho, aumentando a produtividade e, consequentemente, a lucratividade da empresa.
Com o uso de software, os colaboradores não vão mais precisar gastar energia em atividades rotineiras e cansativas, como a elaboração de documentos, contratos e planilhas. Isso porque tais tarefas poderão ser atualizadas de forma automática, trazendo mais dinamismo e agilidade.
Quando houver necessidade de realizar tarefas que precisam de informações relacionadas a vários setores da empresa, elas poderão ser facilmente acessadas por meio do software, tornando o processo mais rápido, já que não será preciso perder tempo à procura de dados.
Os dados da empresa ficam mais seguros com o uso de um software de gestão, pois os backups são feitos constantemente. Além disso, as informações ficam armazenadas em servidores na nuvem, logo, são mais protegidas da invasão de hackers. Isso também vai evitar que os dados sejam perdidos quando houver a troca de equipamentos na empresa.
Se compararmos um sistema de gestão com uma planilha, vemos como a primeira opção oferece muito mais ganhos. Enquanto em uma planilha dados importantes podem ser perdidos rapidamente com uma invasão de hacker no computador ou um ataque de vírus, o software de gestão ajuda a proteger as informações.
O controle de acessos tem como finalidade impedir que qualquer pessoa não autorizada acesse as informações virtuais do empreendimento. Um exemplo é a rede de comunicação privada VPN (Virtual Private Network), que permite a troca de informações dentro da empresa de maneira mais segura.
Agora que você já compreende a relevância do investimento em soluções que otimizem sua operação de locação, vamos conhecer um pouco sobre os recursos mais importantes que esses programas devem oferecer para serem considerados bons. Assim, você poderá decidir pela melhor alternativa do mercado.
Um bom software de locação é aquele que, além de cumprir com o seu objetivo inicial, proporciona vantagem competitiva à empresa. Afinal, programas pouco objetivos, difíceis de operar e obsoletos podem mais atrapalhar do que beneficiar as operações de um negócio.
Tendo isso em mente, elencamos, a seguir, algumas das características dos melhores sistemas. Atente a elas antes de adquirir um novo software de locação!
Bons programas de locação devem ser capazes de elaborar e gerir contratos e propostas comerciais padronizadas de forma rápida e objetiva, além de possibilitar sua localização e consulta de maneira simples e eficiente. É preciso, ainda, que o software ofereça opções para personalização da identidade da empresa e também para diferentes tipos de cliente.
O uso de cartões de visitas, planilhas no Excel e agendas de telefone são controles obsoletos para as empresas de locação da atualidade. Sistemas eficientes devem ser capazes de gerir cadastros de clientes e fornecedores e associá-los aos contratos ativos, bem como apresentar histórico de relacionamento para futuras vendas ou ações de fidelização.
Também é necessário que a empresa de locação mantenha o controle sobre o patrimônio total. Locadoras com equipamentos danificados ou impossibilitados para aluguel podem ficar com má reputação em seu mercado. Por isso, é preciso um rígido controle de manutenções gerais — sejam elas corretivas, sejam preventivas —, a fim de garantir a integridade e a qualidade dos itens a serem locados.
Programas capazes de agendar essas revisões e avisar sobre o vencimento das manutenções possibilitam a qualidade final do produto a ser locado e também a redução de custos com perdas e depreciações.
Aproveitando toda a expertise adquirida em anos de atuação no mercado de criação e implantação de soluções desktop, web e de banco de dados para organizações de diferentes tamanhos, a Netview Informática desenvolveu o sistema de gerenciamento SAM, focado em empresas da área de locação de equipamentos em geral.
O SAM é um sistema de controle que auxilia no gerenciamento de todas as etapas do processo, condensando todas as características de um bom software de locação. Na gestão de clientes e fornecedores, oferece cadastro completo com filtro de pesquisa por atividade e histórico.
Com a implementação do software de locação de máquinas e equipamentos no seu negócio, os processos serão automatizados de modo a tornar as tarefas mais simples. Assim, será possível lidar com diversas operações em uma só plataforma, como:
Para a gestão de contratos, além de confeccionar rapidamente propostas comerciais padronizadas e, ao mesmo tempo, personalizáveis pela empresa, o SAM ainda permite vários filtros de consulta: por período determinado, propostas canceladas, em aberto, fechadas, e por aí vai.
Na gestão de patrimônio, o software permite visualizar facilmente quantos equipamentos estão em estoque, alugados, em manutenção, reservados ou disponíveis, além de oferecer acesso a um mapa de localização. Ao selecionar um equipamento, além da situação atual, é possível observar todo o seu histórico de locações.
Para o controle de serviços, o sistema possibilita acompanhar os contratos a faturar, renovações, devoluções, trocas e muito mais de forma prática e intuitiva. Já nos controles financeiros, nosso software de locação permite relacionar todas as despesas e confeccionar um plano de contas que mostra a realidade do fluxo de caixa. Ainda na área financeira, é possível gerar cobranças e outros relatórios gerenciais para acompanhamento dos resultados.
Agora você já sabe a importância de investir em um bom software de locação e quais são os melhores recursos que ele apresenta. Temos vasta expertise em sistemas para empresas de locação de equipamentos, logo, se você deseja alçar seu negócio a um novo patamar, conte conosco.
E então, o que está esperando? Entre em contato com a SAM e solicite uma demonstração para entender na prática as vantagens de implantar nosso software!
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