O que são as ordens de compra e como implementar um sistema para otimizá-las?

As ordens de compra mostram-se como grandes aliados no processo de gestão de uma empresa. Ao adotá-las, as organizações passam a ter mais controle sobre a gestão do fluxo de caixa, pois é possível ter maior domínio acerca das entradas e saídas do estoque. Um sistema informatizado que proporcione essa vantagem pode trazer ganho expressivo.

Neste artigo você vai conhecer qual é o conceito que norteia uma ordem de compra. Ao ler o texto, você tomará conhecimento das vantagens proporcionadas por este sistema de compras. Ao final, receberá orientações de como deve proceder para implantar de forma correta um processo desse tipo. Preparado? Então, avance com a leitura!

O que são ordens de compra?

As ordens de compra são documentos de registros de operações de aquisições realizados por uma determinada empresa. Elas ajudam a aumentar a eficiência de gestão sobre um negócio ao melhorar o processo de registro e escrituração.

O documento possui validade comercial a partir do momento no qual ocorre o envio ao fornecedor. A partir daí, o pedido pode ser faturado e o material deve ser enviado a quem realizou a compra.

Normalmente a ordem de compra apresenta-se em formato de um formulário. Deve conter informações como a identificação dos participantes da transação, a descrição do serviço ou do produto adquirido, valor e data de compra e também a identificação do responsável por receber a mercadoria, quando houver.

Qual a importância das ordens de compra em uma organização?

A implantação de um sistema baseado em ordens de compra garante melhor gestão ao registrar todas as entradas e saídas de estoque. Com isso, é conseguido um maior controle financeiro na empresa. Por fim, a confirmação de compra e seu respectivo pagamento tornam-se mais claros para os participantes da operação.

Como deve ser implantado um sistema de ordens de compra?

Inicialmente, é necessário implementar uma política de compras na qual os procedimentos estejam claramente definidos a todos. Essa uniformização no processo garante que não haverá desvios e erros.

Após isso, as responsabilidades devem ser atribuídas a quem for de direito. Cada departamento deve cumprir corretamente as suas atribuições no momento em que for demandada sua atuação. Em seguida, devem ser levantadas as informações que precisam constar na ordem. Isso precisa ser feito em conjunto com os departamentos envolvidos para que a necessidade de todos seja atendida.

Por fim, é necessário escolher um sistema informatizado que realizará o fluxo de informações e registro de forma automática. É ideal que ele funcione na nuvem para que seja acessível de qualquer computador conectado à internet. Com isso, ganha-se em agilidade e eficiência.

A adoção de um sistema baseado em ordens de compra traz inúmeros benefícios para uma organização. Aliado à automação no processo proporcionada por um sistema informatizado, os ganhos são alavancados. O SAM é um sistema completo para empresas de locação de equipamentos que fornece este tipo de solução. Além da geração de ordens de compra, tem-se também o controle de manutenção e confecção de propostas.

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