23/04/21 | Gestão de Empresas | Nenhum comentário
Para que sua empresa de locação de equipamentos esteja com a saúde financeira sempre em dia, é preciso ficar de olho em diversos aspectos. Um dos mais importantes é o controle de caixa, pois é por meio dele que será possível fazer todo o acompanhamento das finanças do empreendimento.
Entretanto, com as nossas 8 dicas, o controle de caixa não será mais considerado um motivo para dor de cabeça. Por isso, continue com a leitura deste artigo e saiba como fazer para que essa prática seja feita de maneira impecável e organizada!
O controle de caixa consiste no monitoramento e no controle financeiro dentro de uma empresa. Ou seja, envolve todo o registro de entradas e saídas de dinheiro, como receitas, rendimentos, despesas, empréstimos etc. Sendo assim, ter o controle de caixa é muito importante para manter o total conhecimento de como anda a saúde financeira da empresa.
Quando essa gestão é feita de forma correta, permite que você saiba com exatidão de onde vem e para onde vai o dinheiro, além da quantia que fica no caixa. Apesar de a prática poder ser feita por meio de planilhas em empresas pequenas, ter um sistema de gestão permite fazer o controle de forma automática e com maior precisão.
Agora que você já entendeu a importância de ter um controle de caixa, confira as dicas a seguir para implementá-la de maneira correta na sua empresa.
Esse é um dos primeiros passos para sua correta implementação. Para o início do registro das atividades, além de determinar uma data de fechamento, é necessário separar contas, bancos e aplicações de curto prazo — que também são conhecidas como equivalentes de caixa. Esses valores farão parte do fluxo de caixa, porque são facilmente conversíveis em dinheiro. Após separá-los, também deverão ser registradas todas as entradas e saídas em seu negócio.
No caso das entradas, são os valores relativos aos recebimentos pela locação de equipamentos. As saídas podem ser pagamentos de salários de seus funcionários, de compra de componentes para a prestação de serviços, entre outros valores usados para a manutenção de sua empresa.
Saber fazer essa separação é outro ponto crucial para um controle de caixa impecável. Para que isso seja feito de forma eficiente, é recomendado que sejam usados cartões de crédito, débito e contas-correntes separadas, o que permite evitar a confusão patrimonial.
Além disso, procure não levar as suas contas pessoais para o escritório e as da empresa para casa, para que não sejam pagas, por engano, as contas da pessoa física na jurídica e vice-versa.
É preciso detalhar ao máximo o histórico de suas entradas e saídas, colocando todos os pormenores possíveis na contabilização. Isso facilita na hora de identificar um problema, por exemplo. A atualização diária e o detalhamento servirão para análises gerenciais de suas finanças, apresentando em tempo real como estão suas disponibilidades e explicando, caso necessário, algum lançamento de sua movimentação.
O detalhamento também permite outra opção do fluxo de caixa, que é a criação e análise de categorias. Do ponto de vista das despesas, essa categorização permite saber onde o dinheiro de sua empresa é gasto, quais são os maiores custos e, por ventura, quais podem ser substituídos ou até mesmo cortados.
Já em relação às receitas, a categorização permite que você conheça de onde vem o dinheiro de sua empresa e quais são os seus clientes e épocas de maior e menor movimentação. Com base nesses e em outros dados, você pode decidir por preços promocionais, descontos, criar reservas para tempos difíceis e tomar decisões de investimentos, entre outras possibilidades que envolvem o seu controle de caixa.
Outro cuidado na hora de implementar o controle de caixa é fazer o registro e o acompanhamento das contas que a empresa tem a pagar e receber. Quando o cliente faz o pagamento parcelado ou vencimento futuro, por exemplo, isso ajuda a programar melhor as cobranças e também permite conhecer quem paga em dia.
Sendo assim, no caso de pagamentos feitos com cheques pré-datados, por exemplo, é importante lembrar de registrar os valores correspondentes apenas quando houver a saída dos recursos financeiros. Caso haja um descuido em relação a isso, resultará em um desequilíbrio no controle de caixa da sua empresa.
Para que o seu controle de caixa reflita a realidade, procure fazer a atualização diária, assim, ele apresentará as finanças em tempo real. O acompanhamento diário das transações ajuda a minimizar impactos e ainda evita que as decisões sejam comprometidas.
Reservar um tempo para essa tarefa permite avaliar melhor as estratégias de vendas, alternativas relacionadas a investimentos, entre outros fatores relevantes para o crescimento do seu negócio. Ao fechar o caixa, não deixe de fazer a análise para os próximos dias referente às contas a pagar e receber, pagamentos atrasados etc.
Pensar a longo prazo também é um fator que deve ser considerado para quem deseja ter um controle de caixa eficiente. Afinal, ter o planejamento adequado possibilita fazer uma projeção para o ano todo e direcionar melhor o seu empreendimento ao se deparar com problemas, bem como as formas de evitá-los no futuro.
Apesar de ser possível organizar o fluxo de caixa em uma planilha de Excel ou até mesmo em um caderno, contar com a tecnologia ajuda a tornar a tarefa mais fácil. Para isso, o mais indicado é usar um software de gestão que possua recursos de controle financeiro e fluxo de caixa, como o SAM. Com esta solução, as chances de erros são reduzidas e as informações estarão reunidas em um só lugar, fazendo com que o acompanhamento seja mais rápido e simples.
Após conferir as nossas dicas, o controle de caixa não será mais problema. Para finalizar, vale ressaltar a importância de um bom software de gerenciamento que seja completo, eficiente e seguro, para que seja possível acompanhar a saúde financeira da sua empresa.
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