16/09/16 | Gestão de Empresas | Nenhum comentário
A padronização de processos é vista cada vez mais pelos empresários como uma forma de aumentar a eficiência dos negócios. Quando cada colaborador faz determinada tarefa de um jeito, o gestor não tem uma referência precisa para controlar a produtividade e a qualidade das atividades realizadas.
Do ponto de vista do atendimento ao cliente, a falta de processos bem definidos pode gerar serviços mal prestados, causar riscos tanto para a empresa quanto para o consumidor, além de diminuir a eficácia e aumentar custos.
Para realizar uma gestão com base na excelência, confira em seguida cinco dicas para implementar a padronização de processos.
As atividades empresariais passaram a ser controladas interna e externamente, para que equívocos sejam prevenidos e eventuais falhas sejam corrigidas. Direitos do consumidor, legislação trabalhista, tributação, questões ambientais, contratos, normas técnicas, rotinas operacionais, fluxo de caixa etc. são alguns dos temas que devem ser levados em conta pelo gestor.
Com tantas tarefas no dia a dia de um negócio, é indispensável que elas sejam agrupadas de forma eficiente, para que não haja risco de esquecimentos e de trabalhos realizados fora de especificações e boas práticas. Por isso, é tão importante estabelecer a padronização de processos na empresa, para que haja uma documentação de todas as etapas das atividades, com os respectivos métodos e recursos usados.
Não basta que apenas o gestor conheça os processos, se eles não são compreendidos por todos os membros da equipe, principalmente por aqueles responsáveis pelas tarefas operacionais e pelo contato direto com o cliente final.
Na gestão empresarial, é preciso ter em mente que a padronização de processos deve ser seguida na prática. Quando o colaborador está capacitado, conhece as normas e segue os passos previamente definidos para cada tarefa, aumenta-se o grau de eficiência e reduz-se riscos de acidentes e de eventuais multas de diferentes espécies.
Na rotina empresarial, muitas pessoas acham que processos padronizados significam burocracia. Porém, com o auxílio de softwares de gestão, de preferência específicos para o ramo de atuação do negócio, a padronização pode ser realizada de modo automatizado.
O uso de comandos simples e de recursos próprios dos sistemas torna o controle das atividades muito mais preciso e eficaz. Numa empresa de locação, por exemplo, o gerente pode identificar os status de todos os equipamentos. Dessa maneira, fica mais fácil saber quais materiais estão dentro e fora da empresa, de modo a evitar extravios.
Se o seu negócio ainda não realizou a padronização de processos, provavelmente haverá a necessidade de algumas adaptações na rotina organizacional, para que o fluxo de trabalho ocorra sob as novas normas. Vale lembrar que eventuais correções podem ter que ser feitas, para aprimorar os processos.
Para tomar decisões embasadas, é importante que o gestor possua dados confiáveis. Uma maneira de ter subsídios na gestão é o uso de indicadores, para mensurar aspectos como produtividade e qualidade das atividades realizadas. Dessa forma, o empresário pode conhecer o que dá certo e o que precisa ser melhorado no dia a dia profissional.
Se a sua empresa já tem processos definidos, será que eles de fato cumprem os requisitos de produtividade e de qualidade do negócio? De tempos em tempos, pode ser necessário revisar todos os processos, para identificar falhas e gargalos que prejudicam o andamento dos trabalhos. Lembre-se de que processos rígidos demais podem dificultar o crescimento do negócio, se os padrões estabelecidos não estão adequados à realidade de mercado e às necessidades dos clientes.
Você realiza a padronização de processos na sua empresa? Quais os benefícios dessa experiência? Conte pra gente nos comentários aqui do blog. Participe!
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