30/11/17 | Gestão de Empresas | Nenhum comentário
Mesmo com a pandemia provocada pela chegada do novo coronavírus, o mercado aluguel de equipamentos segue em expansão, levando as empresas que prestam esse tipo de serviço a crescerem cada vez mais. Com isso, é preciso estar atento ao controle de locação de equipamentos.
Segundo a Sobratema (Associação Brasileira de Tecnologia para Construção e Mineração) a pandemia não paralisou o setor, já que em 2020 teve alta de 15 a 20% em relação a 2019. Além disso, conforme a Associação Brasileira dos Sindicatos e Associações Representantes dos Locadores de Equipamentos, Máquinas e Ferramentas (ANALOC) , a tendência é que os números mantenham-se elevados nos próximos anos.
Sendo assim, se você tem uma empresa de locação de equipamentos e pretende crescer, as dicas que vamos dar neste artigo foram feitas para o seu negócio. Quer saber mais sobre o assunto? Então não deixe de conferir o nosso post!
Os motivos para fazer um controle de locação são tantos que seria necessário mais de um artigo para enumerá-los. Dessa forma, vamos focar nos principais, ou seja, naqueles que podem causar maiores impactos na sua empresa de locação. Veja quais são eles a seguir.
Exemplo simples de que a falta de controle de locação pode causar um prejuízo direto: não ter as datas de início e fim da locação registradas. Se você não tem controle sobre essas informações, seu cliente pode estar usando seus equipamentos fora do período contratado, ou seja, de graça! Isso pode resultar em um grande prejuízo para o seu negócio.
Outro exemplo muito comum e muito grave: não saber exatamente qual equipamento está com determinado cliente. Sem esse controle, você pode até mesmo perder a máquina e, por menor que seja o seu valor, é um prejuízo.
Um bom controle de locação de equipamentos envolve desde a gestão de estoque até a administração financeira das locações. Com isso, toda a parte operacional da empresa estará organizada, o que vai facilitar o dia a dia de todos.
Para isso, é fundamental que a sua estratégia de controle de locação de equipamentos envolva uma solução tecnológica. Isso é fundamental para otimizar a gestão de documentos dos maquinários e dispositivos, separando-os por diferentes status, como:
Com um controle de equipamentos eficaz, sua empresa ficará muito melhor organizada, e o cliente percebe isso. Essa organização passará ainda mais confiança para os seus consumidores, que terão segurança e, como consequência, vão estar dispostos a fechar mais contratos.
Afinal, profissionalismo é sinônimo de organização. Quanto mais organizada a empresa, mais credibilidade gera no cliente e, dessa forma, aumenta a sua capacidade de se destacar perante a concorrência.
Outro ponto altamente benéfico em todo esse processo é a efetividade e segurança do controle de locação, significativamente otimizadas por meio do cadastro patrimonial. Ele tem um importante papel em empresas desse segmento, pois serve tanto para os equipamentos utilizados nos procedimentos operacionais da companhia como para os locados.
O trabalho inicia na listagem ampla de todos os bens do empreendimento., ou seja, seu inventário. Nele, são anotados todos os detalhes sobre a localização (setor ou uso de um colaborador específico) de cada equipamento. Essa é a base da organização para os demais dados.
O próximo passo é a realização de uma avaliação a respeito do valor real de cada item que compõe o inventário da empresa, estipulando quanto ele deve acrescentar ao patrimônio total do negócio. Além de determinar um valor justo, é fundamental perceber o valor residual, que representa quanto a companhia espera receber de volta até o final de sua vida útil.
Com base nas informações levantadas até aqui, é preciso reavaliar cada item e determinar o seu tempo de vida útil estimado. Essa definição é realizada conforme o período que a empresa espera continuar recebendo benefícios reais.
Por fim, é importante destacar que, do início ao fim do tempo de vida útil de um determinado equipamento, o mesmo perde valor gradualmente. Chamamos isso de depreciação.
Nesse sentido, a depreciação anual de cada item é um importante fator a ser considerado na hora de avaliar o patrimônio do negócio.
O controle de locação de equipamentos vai muito além de ter um caderno em que você anota as entradas e saídas de cada um. É preciso ter uma perspectiva mais abrangente e profissional a respeito desse setor. Desse modo, não apenas a empresa vai usufruir de processos mais organizados, como também evitará prejuízos.
Existem algumas práticas que podem otimizar esse controle nos procedimentos cotidianos. Continue a leitura e confira.
O primeiro passo é manter os seus equipamentos fisicamente organizados, o que vai tornar mais fácil identificar o item no estoque sempre que um novo pedido chega. Além disso, tenha um controle documental e registre todo o histórico de cada um — tanto o de locações quanto o relatório de manutenções.
Tudo o que sair deve ser registrado, bem como as datas de devolução. Esse cuidado é fundamental para saber que um equipamento pode ser agendado com antecedência para uma nova locação.
Além disso, é fundamental saber se o item buscado pelo cliente está disponível assim que um novo pedido chega. Por esse motivo, a área de estoque da empresa deve identificar facilmente onde se encontra o equipamento.
Mantenha os dados dos clientes e fornecedores sempre organizados e atualizados. Afinal, quanto mais dados a empresa tiver, mais fácil se torna o controle de locação de equipamentos. Alguns dados importantes do ponto de vista gerencial são:
Os contratos representam a entrada de capital na empresa. Por esse motivo, eles devem ser gerenciados com rigidez e responsabilidade. Portanto, tenha o controle sobre os contratos vigentes. Mantenha-se informado sobre quando eles se encerram, quais podem ser renovados, quais clientes estão em atraso e quais precisam de uma atenção especial. Para facilitar o acompanhamento dos empréstimos, o ideal é dividir os detalhes das locações por meses, o que torna o controle mais dinâmico.
Confira regularmente o fluxo de caixa. Saiba sobre as previsões de entradas e saídas e tenha o controle sobre as despesas da empresa. Também é preciso conhecer a margem de lucro de cada item alugado, sendo por isso fundamental entender os custos envolvidos no processo de locação. Assim, será possível se certificar quais são os equipamentos que geram mais lucro para o negócio e até mesmo ampliar a quantidade dos que são mais rentáveis.
Para a segurança do seu negócio, nada melhor do que manter todos os processos bem definidos e padronizados. Sendo assim, evite confiar apenas na boa memória e estabeleça um padrão na hora de organizar os dados de controle de locação.
Esse cuidado tornará o processo mais assertivo, pois será possível identificar, de maneira mais rápida e simples, todas as informações necessárias sobre o equipamento locado, quando o cliente deve devolvê-lo e assegurar de cobrá-lo em caso de não devolução ou danos.
Outra dica importante é atentar-se para o preenchimento de todos os campos do controle em cada uma das visitas. Isso evitará que algum detalhe sobre a locação do equipamento seja sendo esquecido ou preenchido de maneira equivocada, posteriormente.
Para não comprometer o desempenho da equipe, o ideal é que isso seja elaborado em formato digital. Porém, caso sua locadora ainda utilize as planilhas em papel, oriente os colaboradores para que preencham o documento com letra legível e cuidem para evitar perdas ou rasuras.
É bom ter em mente que o trabalho não termina após o fim da locação. É importante fazer uma análise do controle de tempos em tempos para conferir se está tudo ok. Nesse caso, conferir pasta por pasta e compilar tudo numa planilha pode levar muito tempo, o que sem dúvidas vai acabar prejudicando a produtividade da sua equipe.
Para evitar que isso aconteça, o recomendado é investir em tecnologia e contar com a ajuda de um software de gestão. Assim, basta acessar as informações com um clique sempre que houver a necessidade de fazer uma análise do relatório.
Como você pôde conferir até aqui, ter o controle sobre tudo o que foi dito até agora é praticamente impossível sem a ajuda de um software de gestão — principalmente, se a sua intenção é que a empresa cresça e garanta uma posição altamente competitiva diante dos seus concorrentes.
Sendo assim, um sistema projetado especificamente para empresas de locação, facilita a gestão de todos os processos abordados. Além disso, um programa fornece relatórios diversos que apoiam a tomada de decisões estratégicas do negócio — tudo de maneira simples, rápida e prática.
Neste conteúdo, mostramos as principais vantagens que o controle de locação de equipamentos pode proporcionar ao seu negócio. Também mostramos algumas práticas objetivas e eficientes que conseguem proporcionar segurança aos itens locados, evitar prejuízos e gerar muito mais produtividade ao cotidiano da empresa.
Agora que você já sabe como fazer um controle de locação de equipamentos, não deixe de assinar a nossa newsletter para acompanhar todas as postagens e se manter atualizado sobre o mercado!
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