O que é inventário de ativos e como pode ajudar na gestão do meu patrimônio?

Desenvolver uma gestão eficiente do patrimônio é algo fundamental para garantir o crescimento de uma empresa. É preciso ter um rígido controle sobre os bens da organização para o cumprimento de questões legais e contábeis. Entretanto, é comum que surjam algumas dúvidas sobre a parte mais delicada dessa gestão: o inventário de ativos.

Nem todo mundo sabe de que forma lidar com tal aspecto e qual o reflexo do inventário no funcionamento da empresa. Por isso, mostraremos aqui tudo o que você precisa saber para não ter mais dúvidas e colocar essa ferramenta para trabalhar a seu favor. Confira!

O que é inventário de ativos?

Inevitavelmente, para aplicar um processo que envolva a gestão patrimonial da empresa, será preciso realizar um levantamento de todos os itens que ela possui. Assim, o inventário de ativos nada mais é do que uma descrição de todos os bens da empresa com valor financeiro.

É importante que ele seja realizado a fim de iniciar o processo de gestão de bens, não só por questões legais e contábeis, mas para o controle e a segurança de tudo o que a empresa detém.

Ainda assim, é comum ver grandes instituições que acabam criando um galpão cheio de equipamentos e materiais inutilizados, os quais são esquecidos com o tempo. Isso pode se tornar um problema contábil, pois a empresa deve declarar detalhadamente todos os bens que possui em seu balanço patrimonial.

Quais são os benefícios do inventário para a gestão de bens?

Um inventário de ativos eficiente proporciona à empresa um controle melhor sobre a depreciação e alocação de materiais. Do ponto de vista da segurança dos bens, é ele que permite a inibição de furto ou roubo de materiais por parte de funcionários ou terceiros.

Imagine sentir falta de um item que havia sido esquecido há muito tempo e simplesmente não encontrá-lo? Ou, então, após a locação de um equipamento, você nota que foi extraviado, ou mesmo quebrado, um item que não estava explicitamente descrito no inventário e no contrato de locação.

O que fazer nessas situações? Sem um controle rígido, a organização terá de arcar diretamente com o prejuízo. No caso de empresas que buscam acionistas, a falta de um inventário de ativos atualizado regularmente pode passar uma imagem de desorganização e gerar desconfiança.

Além disso, o inventário oferece um conjunto de informações que ajudam a analisar a expansão e a administração do negócio. De acordo com o volume total de ativos, é possível identificar o crescimento e calcular quanto será preciso investir na manutenção desses bens, assim como visualizar o aumento do faturamento.

Como fazer o inventário de ativos?

Pode parecer um longo processo de catalogação de itens, entretanto, essa tarefa pode ser otimizada de forma a ser uma ferramenta útil, e não burocrática. Confira, a seguir, algumas dicas para fazer um inventário de ativos mais eficiente e ágil!

Invista em um banco de dados

Para dar partida em qualquer inventário, é necessário ter um banco de dados a fim de que você tenha condições de registrar cada bem contido na empresa e suas características. Dessa forma, em vez de precisar caminhar pelo galpão e depósitos de toda a empresa, será apenas necessário olhar a lista para saber se há algo disponível.

Bancos de dados hoje em dia são armazenados virtualmente, seja em um servidor na nuvem, seja no servidor local da empresa. Isso permite que qualquer colaborador com permissão confira esses registros acessando a rede da instituição, de maneira a poupar tempo e esforço.

Também é mais fácil alterar e atualizar um banco de dados do que atualizar um registro mais tradicional em planilha ou mesmo em papel. Logo,      trata-se de uma ferramenta importante para otimizar a gestão.

Atualize regularmente

Um dos pontos mais importantes é manter a regularidade na atualização do inventário de ativos. Elabore um controle com a descrição exata de cada item e especifique casos de depreciação ou inutilização. Nas etapas de atualização, é preciso dar baixa contábil nos equipamentos descartados e realizar uma auditoria nas condições atuais dos itens já cadastrados.

O simples ato de conferir se os bens continuam em ordem faz uma diferença enorme do ponto de vista financeiro da empresa. Itens que têm maior rotatividade devem ser conferidos mensalmente. Em geral, é possível atualizar o inventário todo a cada três ou seis meses, de acordo com a quantidade de bens e funcionários.

Utilize a tecnologia certa

Uma das grandes vantagens da tecnologia digital é que ela poupa muito do trabalho operacional envolvido no monitoramento de registros. Com as ferramentas de gestão certas, você pode fazer seu inventário de ativos em menos tempo, com menos pessoas envolvidas e maior precisão.

Um bom exemplo disso é a possibilidade de automatizar parte desses processos. Em vez de emitir documentos e relatórios toda vez que um novo ativo entra ou sai da empresa, basta fazer seu lançamento no sistema — e todo o resto é processado seguindo o formato padrão.

Quais cuidados tomar ao fazer o inventário de ativos?

Quanto mais o número de ativos na empresa cresce, mais difícil é manter o controle de todos eles em seu inventário. Para evitar erros, o ideal é adotar algumas boas práticas. Veja, abaixo, quais são as principais!

Tenha atenção com as informações duplicadas

Ao fazer a verificação do registro de inventário, há o risco de que algum dado esteja duplicado — seja por um erro do sistema ou humano. Tal fator pode não ser um grande problema quando falamos de ativos menores, mas causa muitas complicações contábeis se for algo de maior volume. Seja no dia a dia ou em uma revisão/atualização de inventário, é bom observar tais informações para que sejam retificadas.

Tome cuidado com processos informais

Colaboradores mais experientes tendem a desenvolver soluções próprias para realizar suas tarefas — e elas nem sempre estão alinhadas com as instruções oficiais da empresa.

Às vezes, esses métodos podem ser úteis, valendo a pena formalizá-los para outros colaboradores. Se você deixar que eles continuem na informalidade, um novo colaborador responsável pelo seu inventário terá mais dificuldade de se adaptar ao modo de execução.

Garanta a acessibilidade da informação

Além de contar com informações precisas sobre seu inventário de ativos, também é importante que os colaboradores responsáveis tenham acesso aos dados facilmente. Nesse ponto, um sistema de gestão em nuvem é bastante útil, pois facilita o compartilhamento da informação em qualquer computador por meio da internet.

O inventário de ativos é uma ferramenta excepcional para que os custos de sua empresa se mantenham dentro do controle e ela cresça cada vez mais. Com planejamento e organização, você não terá mais que se preocupar com itens perdidos em sua instituição.

E então, o conteúdo foi útil? Se ficou com dúvida ou deseja acrescentar alguma informação, sinta-se à vontade para deixar seu comentário no campo abaixo!