4/09/20 | Gestão de Empresas | Nenhum comentário
O principal papel do gestor de uma empresa é garantir que a operação funcione como esperado e que as atividades dos colaboradores sejam realizadas. Para ter uma atuação bem-feita, o empreendedor precisa conhecer técnicas para gerenciar as tarefas de forma fácil e rápida.
Gerenciamento de tarefas é um assunto que está em alta entre as pessoas e nas pesquisas do Google há alguns anos. As dúvidas sobre como usar suas técnicas de maneira eficaz podem surgir individualmente ou para toda uma organização.
Levando para o lado individual, qualquer profissional precisa de um método ou ferramenta para equilibrar suas atividades da vida pessoal e profissional, de forma a garantir que nenhuma prioridade seja deixada de lado. Já do ponto de vista organizacional, a visão se volta para os casos em que as tarefas envolvem várias pessoas que precisam trabalhar como uma unidade.
Quer entender como funciona o gerenciamento de tarefas? Confira abaixo tudo o que você precisa saber e 5 dicas para gerenciar melhor seu tempo.
O gerenciamento de tarefas se trata de utilizar técnicas com o objetivo de melhorar o desempenho na gestão de atividades. Basicamente, a finalidade é conseguir garantir que todas sejam realizadas no tempo determinado.
Caso ainda não esteja clara a importância, gerenciar bem as tarefas do dia a dia traz uma grande vantagem no tempo despendido no trabalho e também na qualidade de vida em geral. Isso porque evita a sensação de estar sobrecarregado e fora do controle, sentimentos comuns para empreendedores.
Além disso, conseguir gerenciar de maneira fácil e efetiva as tarefas que são realizadas em conjunto e dependem do desempenho de várias pessoas é um dos principais desafios da gestão de uma empresa. O empreendedor, como líder, precisa ter formas práticas para garantir que os colaboradores executem as tarefas no tempo esperado e com qualidade.
Se tudo é prioridade, então nada é. Essa frase é extremamente correta, especialmente para as pessoas que estão gerindo um negócio.
Antes de qualquer outra coisa, o profissional precisa saber bem quais atividades ou demandas são prioridades. Dessa forma, vai ser capaz de tomar decisões para adiar ou adiantar tarefas, sem abrir mão do que é mais relevante para a empresa.
Existem diversas formas para definir prioridades, entre elas a matriz GUT. Essa ferramenta se trata de pontuar suas atividades, projetos ou demandas em 3 aspectos:
Outra maneira de priorizar as tarefas que precisam ser feitas é utilizar a relação esforço x resultado. Essa técnica consiste em analisar todas as atividades que precisam ser feitas e dar uma pontuação a cada uma, de 0 a 5, para o esforço necessário e para o resultado esperado. Dessa forma, é possível identificar quais são as tarefas que têm maior relevância no resultado esperado e exigem o menor esforço da equipe.
Para pessoas que fazem “um pouco de tudo”, gerenciar suas tarefas se torna um grande desafio, pois é difícil entender bem o que deve ser feito e qual a ordem de prioridade das demandas. Os empreendedores costumam encontrar-se nesse dilema, já que assumem o papel de interagir com várias áreas da empresa.
Uma forma de mitigar essa dificuldade é definir um fluxo de trabalho pessoal. Ao ter claramente estabelecido o tempo que será dedicado a cada setor da organização, quais os principais processos que precisam ser fiscalizados e quais são as pessoas de contato prioritário, fica mais claro o que deve ser feito durante o dia.
Ademais, para que o fluxo de trabalho seja bem executado, o gestor precisa de uma comunicação efetiva com todos os membros de sua equipe, de forma a impedir demandas que não lhe cabem e estar ciente de quando seu trabalho é necessário.
Outro ponto importante é incentivar a organização por parte dos colaboradores. O empreendedor precisa de um fluxo de trabalho bem definido, mas os funcionários também. Ao ter uma equipe que consegue se auto gerenciar para a execução das atividades, o trabalho do gestor é facilitado e a produtividade aumenta.
Um gerenciamento de tarefas eficaz precisa ter bem estabelecido prazos para tudo. Caso alguma atividade ou tarefa esteja com prazo em aberto, é provável que ocorra atraso e tenha impacto nas entregas que dependem daquela atividade.
Além do prazo estabelecido, os responsáveis precisam ser definidos. Quando não se sabe de quem é a tarefa, as chances de que ela não seja realizada aumentam. Mesmo quando a atividade envolve mais de uma pessoa, é necessário ter um colaborador responsável por garantir a entrega. Isso vai reduzir as chances de atrasos e atividades com a qualidade reduzida.
Outro ponto importante que precisa ser definido é o indicador da tarefa. Existem duas formas de aplicar indicadores no gerenciamento de tarefas: para analisar a produtividade da equipe ou para avaliar o impacto das atividades.
No primeiro caso, eles são usados para entender o ritmo produtivo do time. O empreendedor deve analisar quantas tarefas a equipe consegue entregar em determinado período de tempo. Dessa forma, fica mais fácil delegar novas demandas e ter previsões de quando as entregas serão realizadas.
A segunda possibilidade é usar indicadores para o gerenciamento de tarefas. Nesse caso, os indicadores vão analisar o impacto que cada atividade teve. Por exemplo, um colaborador pode receber a demanda de renegociar os valores pagos a fornecedores da empresa. O que vai definir se a tarefa foi feita de acordo com o esperado?
Essa definição vem do objetivo da atividade, que pode ser a redução de custos com fornecedores. Assim, o gestor deve usar o indicador “redução de custos” para avaliar o impacto da atividade no negócio, comparando o resultado do indicador antes e depois da tarefa.
Por fim, o gerenciamento de tarefas pode encontrar diversas vantagens e atalhos utilizando a tecnologia. Seja com calendários online, como é o caso do Google Agenda ou de plataformas para gestão de projetos, como o Trello, utilizar aplicativos e ferramentas economiza bastante o tempo de qualquer empreendedor e aumenta a efetividade do seu gerenciamento.
Isso ocorre porque o gestor se torna capaz de automatizar sua organização e deixar lembretes e informações importantes em locais de fácil acesso. Especialmente no quesito de automatizar atividades desnecessárias, a tecnologia pode ser um grande aliado de qualquer proprietário de um negócio.
O gerenciamento de tarefas é um passo muito importante e básico para qualquer um que procura ser mais produtivo e ter efetividade dentro de sua rotina. Além disso, proporciona maior saúde e sustentabilidade para a empresa, levando em conta que o empreendedor passa a dedicar seu tempo e esforço àquilo que é mais importante.
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