Gestão de contratos: conheça os motivos para fazer o controle

Existe uma grande preocupação com o desempenho financeiro da empresa. Esse tipo de controle é crucial para o sucesso de um negócio, haja vista que qualquer descuido pode causar grandes prejuízos e uma gestão inadequada pode levar à falência.

Para isso, é feito o acompanhamento de diversos aspectos — como o capital de giro, lucratividade, margem de contribuição, rentabilidade, controle de custos, ampliação de receitas, entre outros —, mas pouco se pensa na gestão de contratos quando se trata de obter ganhos em eficiência.

Essa falta de percepção é um erro porque, como veremos ao longo do artigo, a gestão correta de contratos pode representar, além do ganho em produtividade, a melhora de outros setores da empresa, como a sua área de marketing e de vendas. Por ser um fator-chave, a eficiente gestão de contratos representa uma vantagem competitiva em relação às empresas concorrentes que ainda menosprezam esse controle.

Falaremos mais sobre o assunto — explicando do que se trata, a importância dessa atividade e como ela pode ser feita — no artigo de hoje. Continue acompanhando a leitura e saiba mais!

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos pode ser definida como a administração adequada e eficaz de todos os aspectos envolvidos nesse tipo de documentação. Em outras palavras, é o controle e acompanhamento de variáveis que vão desde os prazos definidos, até às cláusulas de garantias.

Para gerir contratos de maneira eficiente, é preciso adotar protocolos de controle em todo o seu ciclo de vida, ou seja, da confecção ao distrato ou encerramento. Esse controle influencia todos os outros aspectos de uma empresa, como o seu planejamento estratégico e o controle do fluxo de caixa.

A gestão de contratos baseia-se na ciência administrativa, que pode ser definida como a condução racional de uma organização. Aplicando o mesmo conceito ao monitoramento de contratos, entendemos que devemos executar as atividades de planejamento, organização, direção e controle sempre em prol do aumento da sua eficiência e eficácia.

Por que é importante manter o controle sobre os contratos?

Quando se tem uma boa gestão de contratos, consegue-se entender melhor a complexidade dos documentos e fazer um controle mais efetivo. Além disso, é possível perceber benefícios como:

1. maior facilidade no entendimento de procedimentos e estratégias por ambas as partes;
2. melhoria no monitoramento e supervisão do cumprimento das obrigações previstas em contrato;
3. possibilidade de alcançar a redução de custos por meio do controle dos prazos de vencimento e da possibilidade de negociar melhor;
4. gestão aprimorada dos contratos, causando um impacto positivo no planejamento orçamentário.

Além dos benefícios elencados, outra vantagem importante da correta gestão de contratos é o acesso a uma rica fonte de informações. Graças ao controle desses documentos, é possível desenhar indicadores, como os que mensuram a efetividade das ações de marketing, e avaliar o desempenho da equipe de vendas, possibilitando a formulação de metas futuras.

Todos esses benefícios são quase automáticos quando adotamos controles de contratos eficientes. A seguir você confere dicas de como realizar esse controle na prática.

Como esse controle pode ser feito?

O controle de contratos requer planejamento e começa antes mesmo de uma negociação ser fechada com os parceiros de negócio. Para realizá-lo com maior eficiência, deve-se considerar 3 aspectos básicos.

A implementação da gestão de contratos

A gestão de contratos inicia ainda no momento em que as cláusulas estão sendo definidas. Posteriormente, ela continua com a execução do que foi acordado e finaliza quando o contrato é encerrado.

Sendo assim, pode-se dizer que o trabalho começa no momento em que as condições estão sendo escritas, buscando a maior clareza possível. Além disso, é necessário assegurar que sua empresa terá capacidade de cumprir com os termos definidos.

Esta também é a fase de determinar as multas e penalidades por quebra e as garantias que cobrem os produtos e serviços.

Organização e monitoramento dos contratos vigentes

Nesta etapa, é preciso buscar meios de acompanhar todos os documentos e garantir que o acordo não será quebrado ou saber quando é o momento de flexibilizar ou mudar algumas condições. Eventuais alterações em contratos já firmados também devem ser documentadas corretamente, visando à melhoria do registro histórico de negociação.

Para isso, deve-se organizar os documentos de forma que o acesso a eles seja fácil e ágil, o que pode ser feito por meio de digitalização ou arquivo em papel — desde que haja padronização no registro, simplificando a busca.

Automação do processo

Os processos se tornam muito mais confiáveis quando são executados por um software. O uso da tecnologia ajuda a reduzir o índice de erros e retrabalhos, aumenta a produtividade, agiliza a execução das atividades, proporciona a redução de custos, entre outros benefícios.

Automatizar os processos de gestão de contratos é fundamental para o atual ambiente competitivo no qual as empresas estão inseridas. Como comentamos, o ganho de produtividade e a redução de gastos associados a esse controle permitem que a empresa se diferencie dos seus concorrentes ou obtenha vantagem competitiva pela redução dos seus custos, ampliando a sua margem de contribuição.

Bons softwares de gestão permitem a elaboração de contratos padronizados e ao mesmo personalizáveis, além de disponibilizarem outros indicadores que auxiliam na gestão da empresa como um todo. Alguns exemplos são os níveis de rescisão, prazo de duração médio dos contratos realizados, além de informações pertinentes ao fluxo financeiro da empresa, como a entrada de recursos e o custo de aquisição de novos contratos.

Todos esses indicadores servem como subsídio para a tomada de decisão dos gestores da empresa. Por isso, é fundamental a adoção de um bom programa de gestão de contratos. Mais do que a simples otimização de processos, softwares de controle funcionam como verdadeiras oportunidades de melhoria da empresa como um todo.

O sistema SAM

A título de exemplo, programas como o SAM, desenvolvido pela Netview Informática especificamente para a gestão integrada de empresas do setor de locação de equipamentos, oferecem todas as funcionalidades descritas ao longo do artigo.

Nesse sistema, o controle de contratos é facilitado por meio da padronização e da organização, oferecendo a busca rápida por meio de filtros de pesquisa —  que possibilitam a consulta por localização e situações (abertos, cancelados ou fechados) — além de elaborar relatórios gerenciais.

Ainda que a sua empresa não atue no setor de locações, você pode utilizá-lo como referência na busca por melhores soluções para a gestão de contratos. Como podemos ver, esse gerenciamento é essencial para alcançar bons resultados empresariais, envolvendo até mesmo o planejamento orçamentário e a redução de custos.

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