Gestão de contratos: conheça os motivos para fazer o controle

Existe uma grande preocupação com o desempenho financeiro da empresa. Esse tipo de controle é crucial para o sucesso de um negócio, haja vista que qualquer descuido pode causar prejuízos e uma gestão inadequada pode levar à falência.

Para isso, é feito o acompanhamento de diversos aspectos — como o capital de giro, lucratividade, margem de contribuição, rentabilidade, entre outros —, mas pouco se pensa na gestão de contratos quando se trata de obter ganhos em eficiência.

Falaremos melhor sobre o assunto — explicando do que se trata, a importância desse controle e como ele pode ser feito — no artigo de hoje. Continue acompanhando a leitura e saiba mais!

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos pode ser definida como a administração adequada e eficaz de todos os aspectos envolvidos nesse tipo de documentação. Em outras palavras, é o controle e acompanhamento de variáveis que vão desde os prazos definidos, até as cláusulas de garantias.

Por que é importante manter o controle sobre os contratos?

Quando se tem uma boa gestão de contratos, consegue-se entender melhor a complexidade dos documentos e fazer um controle mais efetivo. Além disso, é possível perceber benefícios como:

1. maior facilidade no entendimento de procedimentos e estratégias por ambas as partes;
2. melhoria no monitoramento e supervisão do cumprimento das obrigações previstas em contrato;
3. possibilidade de alcançar a redução de custos por meio do controle dos prazos de vencimento e da possibilidade de negociar melhor;
4. gestão aprimorada dos contratos, causando um impacto positivo no planejamento orçamentário.

Como esse controle pode ser feito?

O controle de contratos requer planejamento e começa antes mesmo de uma negociação ser fechada com os parceiros de negócio. Para realizá-lo com maior eficiência, deve-se considerar 3 aspectos básicos.

A implementação da gestão de contratos

A gestão de contratos inicia ainda no momento em que as cláusulas estão sendo definidas. Posteriormente, ela continua com a execução do que foi acordado e finaliza quando o contrato é encerrado.

Sendo assim, pode-se dizer que o trabalho começa no momento em que as condições estão sendo escritas, buscando a maior clareza possível. Além disso, é necessário assegurar que sua empresa terá capacidade de cumprir com os termos definidos.

Esta também é a fase de determinar as multas e penalidades por quebra e as garantias que cobrem os produtos e serviços.

Organização e monitoramento dos contratos vigentes

Nesta etapa, é preciso buscar meios de acompanhar todos os documentos e garantir que o acordo não será quebrado ou saber quando é o momento de flexibilizar ou mudar algumas condições.

Para isso, deve-se organizar os documentos de forma que o acesso a eles seja fácil e ágil, o que pode ser feito por meio de digitalização ou arquivo em papel  — desde que haja padronização no registro, simplificando a busca.

Automação do processo

Os processos se tornam muito mais confiáveis quando são executados por um software. O uso da tecnologia ajuda a reduzir o índice de erros e retrabalhos, aumenta a produtividade, agiliza a execução das atividades, proporciona a redução de custos, entre outros benefícios.

Assim, é possível aprimorar a confecção de propostas e ainda perceber outras vantagens.

Como podemos ver, a gestão de contratos é essencial para alcançar bons resultados empresariais, envolvendo até mesmo o planejamento orçamentário e a redução de custos.

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