Como funciona o cadastro de patrimônio?

Manter o controle dos bens de uma empresa é uma tarefa fundamental para manter seu bom funcionamento. Especialmente para empresas de locação, que precisam lidar com uma série de equipamentos que estarão fora dos limites da empresa. Por isso, é bem comum que as empresas realizem um cadastro de patrimônio de todos os seus objetos.

Como o nome já diz, esse cadastro é uma lista com informações aprofundadas sobre todos os bens contidos na empresa. Não apenas em seu valor bruto, mas em diversos outros componentes.

Para que você entenda melhor o tema, vamos explicar como e por que fazer o cadastro de patrimônio em seu negócio. Acompanhe.

Como fazer o cadastro patrimonial?

Para um procedimento mais geral, geralmente o cadastro do patrimônio de um negócio segue 4 passos. Estes servem tanto para equipamentos locados quanto para bens utilizados diretamente pela empresa. Confira:

1. Inventário

Seu trabalho começa com uma listagem ampla de todos os bens da empresa, anotando onde está localizada cada unidade (setor ou sob uso de um colaborador específico). Essa será sua base de organização para todas as demais informações.

2. Avaliação

Em seguida, deve haver uma avaliação do valor real de cada bem, determinando quanto ele acrescenta no patrimônio total do negócio. Além do seu valor justo, também é importante notar o seu valor residual, que é o quanto a empresa espera receber de volta ao final de sua vida útil.

3. Revisão

Diante dos dados atuais, você deve reavaliar cada item e determinar qual é sua vida útil estimada. Essa que é definida pelo tempo que você espera continuar recebendo benefícios reais.

4. Depreciação

Do início ao final do seu tempo de via, um objeto perde seu valor gradualmente. A depreciação anual de cada item deve ser considerada para avaliar sua relevância dentro do patrimônio.

Que vantagens o cadastro de patrimônio oferece?

1. Mais controle sobre os equipamentos de locação

Quando uma peça é enviada para o cliente, é importante que você saiba onde ela está, qual é seu propósito e para quando sua devolução é esperada. São estas informações que permitem planejar orçamentos, futuros serviços e mesmo lidar com algumas emergências.

2. Relatório de quebras e manutenção

Em algum momento, qualquer material da sua empresa precisa ser substituído ou reformado por mau funcionamento. Isso inclui especialmente os equipamentos disponíveis para locação.

Porém, essa frequência não deve gerar mais custos do que o objeto gera valor. Avaliar a taxa de quebras e de manutenção dentro do seu negócio ajuda a identificar quando esse limite é ultrapassado.

3. Histórico rápido de locações

No final dos períodos fiscais e de planejamento, é sempre importante para uma empresa verificar o histórico dos serviços prestados até o momento. Quanto mais detalhes úteis, melhor tende a ser sua análise.

Um bom cadastro patrimonial significa que estes dados serão mais consistentes com a realidade, o que facilita futuros planos estratégicos.

Como a tecnologia pode facilitar seu trabalho?

A realização do cadastro de patrimônio manualmente pode ser bem demorada e custa muito à empresa. Além disso, o volume e nível de precisão necessário dessas informações podem estar um pouco além do limite de um ser humano.

Adotar uma ferramenta tecnológica, como um sistema de gestão patrimonial, ajuda consideravelmente nesta tarefa. Parte do processo de registro pode ser automatizado, além de ser possível gerar relatórios automaticamente diante de qualquer mudança.

Agora que você entende melhor sobre o cadastro de patrimônio, pode gerir melhor os bens da sua empresa. Se quiser se aprofundar um pouco mais, veja aqui nosso artigo sobre inventário de ativos e como ele contribui com a gestão patrimonial na sua empresa.